En los proximos meses estare publicando una serie de articulos de como empezar y manejar un negocio en California. Este documento esta preparado para negocios pequenos y aquellos que quieran abrir una empresa y no esten familarizados con las leyes empresariales y corporativas.

Con este articulo decatamos lo mas importante paso a paso como una guia de aprendizaje de como empezar un negocio en California, registrarlo y comenzar operaciones.

1 -Primer Paso: Escoger el Negocio Apropiado y su Registro

Una de las cosas mas importantes y a veces dificiles es la desicion de como establecer los mecanismos legales para operar una empresa.

Hay cuatro maneras de establecer un negocio en forma legal: Individuales(sole proprietorship), Asociaciones(the partnership), Corporaciones(the corporation) y Corporaciones Limtadas(.limited liability corporation).

Generalmente la desicion de abrir un negocio o empresa debe hacerse con referencia a los siguientes factores:costo de la organizacion; control y gerencia; impuestos(taxes) y la responsabilidad por las deudas y las responsabilidades del negocio.

He aqui las cuatro maneras de formar una sociedad mercantile o empresa:

I.Individual(sole proprietorship)

Tiene la ventaja de que es un proceso sencillo, que no require tanto tramite mi papeleria.Tambien las ganancias en el negocio son tomadas como ingresos para el propietario(dueno) para asunto de impuestos(tax), lo que hace masa facil la preparacion de los impuestos.Sin embargo hay una limitante en la responsabilidad del dueno de la empresa, las deudas son tratadas como deudas personales, incluida la responsabilidad debido a un accidente o lesion(injury).

II. Asociaciones(dos o mas personas).

Este tipo de corporacion o asociacion, no require un registro formal de la empresa o negocio tampoco reuniones de los accionistas (propietarios) periodicamente. Sin embargo un documento privado(legal) entre los accionistas o duenos de la empresa es recomendable. Las ganancias de este tipo de empresa no estan separadas de la declaracion de impuestos.Sin embargo este tipo de asociacion esta expuesta a cualquier responsabilidad en caso de accidentes. Ahora existe un nueva estilo de asociacion llamada empresa de responsabilidad limitada, que provee un cierto tipo de proteccion,pero no total.

III.Empresa de responsabilidad limitada y Las Corporaciones

Este tipo de asociaciones son simlares en la forma de operar, requieren documentos legales para costituirse como sociedad mercantil, que son usualmente redactados por un Abogado.Las dos tienen que ser registradas con el Secretario de Estado de California.

Con las corporaciones ciertos documentos deben mantenerse diariamente, como la reunion de los accionistas, y el record de las acciones y transacciones de la empresa.

Las corporaciones requieren de presentar documentos adicionales con el Departamento de Impuestos de los USA, o IRS. Las de responsabilidad limitada la documentacion no es tan estricta.

Estos tipos de asociacion o empresas(usadas por la pequena y mediana empresa)los ingresos son percibidos como si fuera para los duenos directamente(empresas individuales), con las grandes empresas el ingreso es diferente y no es tenido como individual para los impuestos(taxes).Solo los dividendos pagados a los accionistas(duenos), o el salario a los empleados,es visto como ingreso personal.

En el caso de los dividendos, este podra estar sujeto al pago de impuestos bajo ciertas circunstancias.

Una de las principales ventajas de las corporaciones de responsabilidad limitada(LLC) y las corporaciones en si, es que las deudas de la empresa son sujeto de responsabilidad de los duenos o accionistas de la empresa. La corporacion puede irse a bancarrota aun cuando los accionistas esten solventes. Lo mas importantes es que los accionistas o duenos de la empresa estan exemptos de toda responsabilidad en este caso, obiamente si se llenaron todos los requisitos y formalidades de su fundacion.

Una vez decida cual tipo de corporacion o negocio usara, sera necesario registrarse con el Estado de California. Las corporaciones y las de responsabilidad limitada nesecitan una forma de registro especial con la Secretario del Estado de California.

Para las corporaciones los documentos legales se llamam Articulos de Constitucion de Sociedad. La de responabilidad limitada llena una forma de registro diferente llamada, responsabilidad compartida(en Ingles Limited Liability Partnership Registration Form.

El Secretario del Estado de California debe aprobar todos los nombres antes que sean registrados.El punto mas importante al momento de registrar su empresa es con el nombre de la corporacion, que no hay sido tomada por otro negocio previamente.En California un negocio o empresa no deberia de usar el mismo nombre de otra empresa ya registrada del mismo tipo.

Antes de registrarse con la Secretaria del Estado de California, es necesario revisar si no hay otras empresas con la misma Razon Social (nombre comun) pero si no puede reservarlo inmediatamente. Usted lo puede hacer en persona o por telefono.

Segundo Paso: Registrando la Razon Social(nombre de la empresa y actividad)

Una vez escogido el tipo de negocio y el nombre, tal vez seria buena idea de abrir una cuenta bancaria y comenzar hacer dinero. Abrir una cuenta de banco en California es un proceso simple, normalmente usted va al banco, habla con un official de cuentas nuevas y llena unas formas generales que son requeridas y dentro de unos dias le estara llegando sus cheques via correo.Sin embargo existen algunos requisitos que el banco le pedira antes de abrir la cuenta.

Primero el Gobierno nesecita saber a nombre de quien estara la cuenta, si no es su propio nombre, entonces seria el de la empresa (que tiene que estar registrada con el condado respectivo).
Las empresas Individuales y de Asociaciones (2 o mas socios-duenos) no estan registradas con el Estado, pero es bueno ir al condado donde estan las operaciones de la empresa y registrar el nombre, para informarle al publico.

Las corporaciones y las de responsasbilidad limitada si estan utilizando solo el nombre de registro, entonces no nesecitan llenar el requisito del condado, pero si utilizan diferente nombre, si.

Por ejemplo su nombre es Pedro Gates y abre una empresa individual que se llama Pedro’s Computer en San Francisco, usted nesecita registrar esta empresa con un nombre extra en la Alcaldia de San Francisco, que le hace saber al publico y al gobierno que esta empresa pertenece a usted. Igualmente si la corporacion se llama Microsoft, pero quiere el nombre de Pedro’s Computer, entonces debe llenar un nombre ficticio para cubrir el verdadero.

Para este tipo de casos hay una frase con que se le conoce: “hacienda negocios con el nombre de.” Por ejemplo Pedro Gate hace negocios con el nombre de Pedro’s Microsoft o en el caso de las corporaciones Microsoft hace negocios con el nombre de Pedro’s Computer.

Existen reglas especificas cuando utilizar un nombre ficticio y cuando no.Si usted utiliza el primer nombre y su apellido Pedros Gate Software, entonces no nesecita este nombre ficticio, pero si utiliza su primer nombre o sus iniciales, como por ejemplo P.M. Software entonces nesecita registrarlo, si tiene un co-propietario usando su apellido digamos Robin and Jobs computer” entonces no nesecita registrarlo. Sin embargo si hay otro nombre tal como Pedro y Jose’s Computer, entonces nesecita registrarlo

Por supuesto que cada dueno o propietario de negocio o empresa cree que su nombre es original y unico, sin embargo no es asi. Si el nombre ya esta tomado el condado no va a dejar que se register bajo ese nombre. La oficina de registro hara una busqueda en su base de datos para asegurarse que este(nombre no esta registrado previamente.Si tu nombre es Bill Gate y quiere hacer negocios como Apple Computer podemos asegurarte que no sera permitido……..

Despues de registrarse en el Condado usted nesecita publicar su nombre (de la empresa) en un periodico de la ciudad. Existen ciertos diarios(periodicos) que lo hacen a menor costo que los periodicos mas famoso.
El proposito de este es darle a conocer a toda la sociedad domestica e Internacional que su empresa esta lista para el publico bajo el nombre de……….?

Este nombre que ha escogido para hacer negocio es muy importante por diferentes motives, uno de ellos es que le da el derecho a los consumidores de quejarse hacerca del negocio. Ciertamente si hay una demanda contra el negocio, especialmente si el negocio no es una corporacion y no usa el nombre del dueno, ellos nesecitan saber el nombre del propietario para saber donde demandar.Por ultimo este registro sirve tambien para asegurarse que no haya dos(2) negocios con el mismo nombre en el mismo Condado.

Es necesario para el propietario del negocio seguir todas las formalidades y procedimientos.Uno, el dueno comete una ilegalidad al no registrar el nombre del negocio y se arriesga a que el Condado le cierre el negocio(al menos temporal), pero tambien esta el riesgo de que otro tome su nombre y lo use legalmente y se beneficie de su tiempo e inversion que a hecho.

California requiere diferentes tipos de permisos para aquellos que desean operar un negocio en el Estado de California. Muchos de los propietarios son sorprendidos por un sin numero de licencias, permisos y regulaciones que pudieran dar a la confucion e intimidacion de cualquier empresario.Pero existe mucha informacion de como obtener estos permisos de operacion que pueden ser encontrados en Internet.

Uno de los permisos mas comunes es el de venta (seller permit) que se adquiere en la oficina del California Board of Equalization(BOE), este permiso le permite hacer negocios de venta de bienes muebles( comedores, muebles) en el Estado de California y le permite cobrar los Impuestos a los consumidores para pagar los impuestos de su negocio.

Los impuestos(taxes) se pagan anualmente, cada cuarto ¼, o mensual, dependiendo el volumen de las ventas. Si vende muebles al publico, usted va a nesecitar un permiso de venta aun cuando los muebles no son sujeto de impuestos(taxes). Esto incluye cualquier tipo de venta de productos de toda naturaleza.Tambien incluye la venta por computadora o Internet.

Por otro lado la prestacion de servicios profesionales en California estan excluidos del pago de impuesto y de obtener el permiso de venta. Esto incluye firmas de arquitectos, Ingenieros, Abogados Doctores, y la reparacion de computadoras. Los contratistas de construction que a veces venden productos muebles, puertas…etc tienen que cobrar impuestos

Se somete la aplicacion a consideracion frente al Board of Equalization, parta obtenerla. Un comerciante individual o en asociacion(2 o mas) usan la forma BOE-400-MIP; LLCs y una corporacion usa la forma BOE-400-MCO. Usted puede utilizar una sola aplicacion para todas las localidades donde vaya establecer el negocio.

Muchos negocios con diferente actividad necesitan otro tipo de permisos adicionales. Por ejemplo los Abogados, Doctores, Enfermeras,Ingenieros y Arquitectos nesecitan un tipo de licencia para ejercer la profesion, que se hace atravez de un examen. Otro tipo de negocios que requieren permiso del Estado de California son los bares, las discotecas, centros nocturnos, talleres mecanicos y otros. El Gobierno Federal require permisos para ciertas actividades como por ejemplo la operacion de compania de camiones, radio y television, alimentos manufacturados, alcohol y droga o la venta de armas de fuego.

Los Gobiernos locales o municipales tambien regulan la actividad de los negocios. Las leyes locales dictan la pauta de como los negocios deben operar en determinadas zonas o localidades. Si su negocio no es compatible con los otros, va entonces a nesecitar un permiso especial llamado” permiso condicional” (conditional use of permit) o ser autorizado por el Gobierno local para operar su negocio como una exception. Para mayor informacion de como obtener las regulaciones de su ciudad contacte la oficina de planeacion.

Hay una pagina en Internet que prove toda la informacion y una lista de los requisitos para el tipo de empresa o negocio que quiera abrir. Esta pagina de Internet es un buen comienzo para cualquier persona que este buscando poner un negocio en California, le dice el tipo de permisos o licencias que nesecita para operar su empresa. www.calgold.ca.gov.

Si usted esta considerando abrir su negocio en California, mi recomendacion es que visite esta pagina (internet), busque el tipo de negocio que va a operar y la ubicacion de este(negocio) y encontrara la lista de las licencias y permisos(Federales, Estatales y Locales) que va a nesecitar antes de abrirlo. Los tramites burocraticos pueden ser un tanto tediosos pero con paciencia se logra.

Como ejemplo le detallamos el caso de una persona que quiere abrir un “taller mecanico” en la Ciudad de San Francisco, California y algunos de los permisos y licencias de operaciones que nesecita para abrir su negocio:

-Inspection de Edificios y Modificaciones(Building Inspection and Alteration Permits): este sirve para modificar las instalaciones fisicas de su negocio, contacte la Oficina del Condado de San Francisco, Departamento de Inspeccion de Edificios.

-Oficina de Registro para sus Bienes(property): require que su negocio haga una lista detallada de las pertenencias, equipo, materiales, costos y valor.La Oficina de Asesoramiento( Assessors Office) de San Francisco.

-Declaracion Registro de Impuestos del Negocio(Business Tax Registration), todos los negocios deberan registrarse para el Certificado de Registro de Impuestos(Business Tax Registration Certificate, contacte la Oficina del Tesoro de San Francisco( Treasurer Tax Collector.

- El Nombre Ficticio de la Empresa o Negocio(con el que se va a dar a conocer, ejemplo Taqueria la mejor), al menos que usted utilize su propio nombre Pedros Taqueria. La Oficina es San Francisco County Clerk’s Office, Treasurer-Tax Collector

- El Permiso del Departamento de Bomberos(Fire Department Permit), para asambleas publicas, garages, bodegas, estacion de servicio. Teatros, materiales quimicos y gases, contacte la Oficina del Departamento de Bomberos.

- Materiales peligrosos, basura y descompuestos, contacte la Oficina de Salud Publica del Condado de San Francisco( San Francisco City & County Public Health Department).

- Permiso de Acueductos y Alcantarillas( Industrial Wastewater Discharge Permit), si va utilizar liquidos contaminados atravez de de los servicios sanitarios o lavamanos.

- Licencias: contacte la Oficina de Recoleccion de Impuestos, Departamento de Licencias del Condado de San Fancisco( City/ County of San Francisco Tax Collector License Department.

- Zonas y Planificacion: este permiso tiene que ver con la zona o ubicacion donde va estar localizado su negocio que va de acuerdo al tipo de actividad commercial a realizar, tambien si su negocio va a ser operado desde su casa tendra otro permiso especial.

- Permiso de Operaciones y Construccion: instalacion de equipo que puede causar molestias al medio ambiente, modificacion y mobilizacion de equipo de un lado a otro para este permiso contacte la Oficina de Control Ambiental y Calidad del Aire( Bay Area Air Quality Mnagement District Permit Services.

- Tanques de Aire: este permiso regula la circulacion de aire atravez de tanques de despresurizacion con un volumen de 1.5 pies cubicos y que contenga 150 PSI libra de pulgada cuadrada, un compresor de ebullicion arriba de 15 PSI ; o un tanque de gas propano, para todo esto contacte la oficina de Relaciones Industriales, Valvulas de Presion Unidad del Norte( Department of Industrial Relations Pressure Vessel Unit- North)

- Matricula o Registro de Auto-Reparacion: este permiso sirve para todos aquellos envueltos en el negocio de talleres mecanicos, contacto Departamento del Consumidor Oficina de Reparacion Automotriz.

- Permiso Industrial de Aguas Lluvias: El Sistema de Eliminacion de la Contaminacion (National Pollutant Discharge Elimination System,NPDES) permiso general No. CAS000001 que incluye el permiso de Aguas Lluvias, agua asociada con la actividad del negocio(Industrial) y excluye actividades de construccion, contacto Oficina de Recursos sobre Control de Aguas ( Cal/EPA Water Resource Control Board)

- Permiso de Salud Ocupacional y Seguridad: esta licencia le permite prepararse para los accidentes de trabajo y enfermedades.El Estado de California le ofrece consulta sin costo alguno con preguntas de como mantener la empresa libre de accidentes y establecer condiciones de trabajo seguras, contacto Departamento de Relaciones Industriales Cal/ OSHA.

- Docmuneto o (Forma) de Registro de los Empresarios o Duenos: require llenar la forma para registrarse despues de 15 dias de haberle pagado $100.00 en salario a uno o mas empleados. Esto no hace distincion de trabajadores a tiempo complete o medio tiempo tambien incluye los trabajadores temporales. Contacto Departamento de Empleo y Desarrollo de la Oficina de Impuestos y Servicio al Cliente(Employment Dvelopment Department Tax Customer Service Office.

- Numero de Identificacion Estatal( EPA, State Identification Number), para asuntos de transportacion de materiales toxicos como gases y otros, contacto Departamento de Control de Substancias Toxicas(Department of Toxic Substance Control Generator Information Services.

-Condiciones de Trabajo y Salarios, este regula las condiciones de Trabajo desde el puntode vista de los salarios, horarios, condiciones de salubridad etc….contacto Departamento de Relaciones Industriales, Oficina de Condiciones de Trabajo(Department of Industrial Relations Labor Standards Enforcement).

- Recoleccion de Basura( Waste Discharge Requirements), cualquier establecimiento comercial o negocio que este afectando el agua o promoviendo la erosion nesecita un permiso especial, contacto Cal/EPA Water Resource Control Board).

- Seguro para los Trabajadores( Wokers’ Compensation Information), los duenos de las empresas deberan mantener un seguro para los trabajadores que puede ser adquirido atravez de cualquier agencia de Seguro, o usar el Seguro que prove el Estado, contacto Departamento de Relaciones Industriales, Division de Seguridad Laboral.

Christopher Kerosky of the Law Firm of Kerosky & Associate has practiced law since 1984 a llevado mas de mil casos de migracion. Es graduado de la Escuela de Leyes de La Universidad de Berkeley y fue consejero del departamento de Justicia de los USA en Washington D.C..Sus Oficinas estan localizadas San Francisco, San Jose y Sacramento los telefonos son (415) 777-4445 SF. (916) 349-2900 SC. y (408) 993-0233 SJ.

Traduccion, Jose A. Tercero

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